In VerhuurOffice kan je naast DocuSign, CM ook ondertekenen met ValidSign. Als jouw organisatie al een ValidSign-account heeft kan je die koppelen met VerhuurOffice. Zo kan je kandidaten en je collega's laten tekenen voor verhuurovereenkomsten en eventueel bijbehorende stukken. Hier zijn wel maandelijkse beheerkosten aan verbonden .
Hieronder stap voor stap de uitleg.
Stap 1: Koppel ValidSign aan VerhuurOffice
Vraag aan de beheerder van het ValidSign-account (als je dit niet zelf bent) om de API-key van het account binnen ValidSign dat je wilt koppelen. Dit account is een specifiek e-mailadres.
Let op: gebruikt je organisatie zogenaamde sub-omgevingen binnen ValidSign? Dat zijn verschillende accounts per afdeling of vestiging binnen een organisatie. Zorg dan dat het juiste ValidSign-account wordt gekozen.
Stap 2: Zorg dat ValidSign goed staat ingesteld
Vraag aan de beheerder van het ValidSign-account om de koppeling met VerhuurOffice goed in te stellen (2 minuten werk). Lees hier hoe dit werkt.
De gewenste instellingen zijn:
Vul in bij "CALLBACK-URL": https://verhuuroffice.nl/req/bin/validsign (dus niet tryvalidsign zoals in de onderstaande afbeelding)
Zet alle callback-evenementen aan met de schuifknoppen zoals in de onderstaande afbeelding.
klik op "OPSLAAN".
Stap 3: Alles ingesteld? E-mail ons het ValidSign-account en de API-key
Vraag de beheerder of alles goed is ingesteld en jou (of ons) het e-mailadres van het gekoppelde ValidSign-account en de API-key (dit is een code) te sturen. Deze gegevens mogen naar naar [email protected] o.v.v. je organisatie.
Stap 4: stel de juiste tags in binnen je Word-documenten
In een te ondertekenen document bepaal je de plaatsen die een ondertekenaar moet invullen bij de digitale ondertekening. Op deze plek zet je een zogenaamde "tag": de code wie wat hier moet invullen tijdens de ondertekening. Dus dit hoef je niet meer per ondertekensessie in te stellen!
Je stelt deze tags voor de ondertekenaar namens jou organisatie (misschien ben je dit zelf wel) en de huurder(s). Deze tags zet je op de
VerhuurOffice ondersteunt de volgende tags:
Handtekening van persoon namens jouw organisatie: {{*esl:Owner:Signature}}
Handtekening eerste huurder: {{*esl:Signer1:Signature}}
Handtekening tweede huurder: {{*esl:Signer2:Signature}}
Datum van ondertekening namens jouw organisatie: {{*esl:Owner:SigningDate}}
Datum van ondertekening eerste huurder: {{*esl:Signer1:SigningDate}}
Datum van ondertekening tweede huurder: {{*esl:Signer2:SigningDate}}
Paraaf van persoon namens jouw organisatie: {{*esl:Owner:Initials}}
Paraaf van ondertekening eerste huurder: {{*esl:Signer1:Initials}}
Paraaf van ondertekening tweede huurder: {{*esl:Signer2:Initials}}
Tips:
Maak de tags licht grijs zodat het digitaal ondertekend document er wat netter uitziet.
De asterisk (het sterretje *) in de tag plaats je in de tag als dit verplicht ingevuld moet zijn.
ValidSign heeft geen tag voor plaats van ondertekening. Dit is logisch: als je online ondertekent, kan je dat vanaf elke plek waar ter wereld dan ook doen.
In de nadere toekomst zullen wij meer tags gaan toevoegen in VerhuurOffice. Lees hier meer over de verschillende tags in ValidSign.
Stap 5: bepaal hoe je alles ingesteld wilt hebben in VerhuurOffice.
Heb je bericht van ons teruggekregen per e-mail dat alles staat ingesteld? Mooi. Dan kan je alles zo mooi maken als je wilt binnen VerhuurOffice door bijvoorbeeld:
Een vaste ondertekenvolgorde door te geven zodat deze altijd wordt gebruikt in VerhuurOffice.
De documentgenerator goed gebruiken zodat al je te ondertekenen Word-documenten ook automatisch worden gevuld met de juiste gegevens vanuit VerhuurOffice.
Laat het ons weten via de chat of via [email protected]/.